E-Mail beim Hoster-Wechsel sichern: So verlieren Sie keine Nachrichten

Die E-Mail-Migration ist der Bereich, in dem beim Providerwechsel am häufigsten Daten verloren gehen. Das liegt an einem einfachen Zusammenhang: Bei den meisten Hosting-Paketen liegen Website und E-Mail auf dem gleichen Server. Wird der alte Hosting-Vertrag gekündigt, löscht der Anbieter nach Ablauf der Vertragslaufzeit sämtliche Daten – inklusive aller E-Mail-Postfächer. Wer seine E-Mails nicht rechtzeitig vor dem Hosterwechsel sichert, steht vor einem leeren Postfach.

Ein weiteres Risiko entsteht durch die DNS-Propagation. Wenn Sie die MX-Records Ihrer Domain auf den neuen Server umstellen, dauert es in der Regel 24 bis 48 Stunden, in Einzelfällen bis zu 72 Stunden, bis alle Mailserver weltweit die Änderung übernommen haben. In dieser Übergangsphase gehen manche E-Mails an den alten Server, andere an den neuen. Ist der alte Server bereits abgeschaltet, gehen diese Nachrichten verloren. Der Schaden ist dann nicht mehr rückgängig zu machen.

Ein dritter, oft übersehener Punkt: Wer sein E-Mail-Konto mit dem POP3-Protokoll eingerichtet hat und die Option "Kopie auf Server belassen" nicht aktiviert hat, findet auf dem Server ein leeres Postfach vor. Die E-Mails existieren dann nur noch lokal auf dem Rechner – ein E-Mail-Postfach-Umzug vom Server ist in diesem Fall nicht möglich. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Sie IMAP oder POP3 nutzen.

Die sicherste Methode, um E-Mails beim Hosterwechsel zu sichern, ist ein lokales E-Mail-Backup über ein E-Mail-Programm mit IMAP-Zugang. Dabei werden alle E-Mails vom Server auf Ihren Rechner heruntergeladen und können anschließend auf den neuen Server übertragen werden. Diese Methode ist als erster Schritt am zuverlässigsten.

Thunderbird (kostenlos, empfohlen): Richten Sie Ihr E-Mail-Konto per IMAP ein. Thunderbird synchronisiert automatisch alle Ordner und Nachrichten. Für eine dauerhafte Archivierung nutzen Sie das kostenlose Add-on ImportExportTools NG: Rechtsklick auf einen Ordner, dann "ImportExportTools NG" und "Ordner exportieren". Das Tool exportiert E-Mails im MBOX-Format, das Sie später problemlos wieder importieren können. So übertragen Sie Ihr E-Mail-Postfach von altem zu neuem Hoster ohne Datenverlust.

Outlook (Desktop-Version): Gehen Sie auf "Datei", dann "Öffnen und Exportieren" und wählen Sie "Importieren/Exportieren". Wählen Sie "In Datei exportieren" und dann "Outlook-Datendatei (.pst)". Die PST-Datei enthält alle E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge. Sie können die Datei optional mit einem Passwort schützen.

Tool-Tipp: MailStore Home ist ein kostenloses Archivierungsprogramm, das ausschließlich für den privaten, nicht-kommerziellen Gebrauch lizenziert ist. Es archiviert E-Mails aus verschiedenen Quellen (IMAP, POP3, Outlook, Thunderbird) in einem zentralen Archiv mit Volltextsuche – auch Anhänge sind durchsuchbar. Gerade bei einem umfangreichen E-Mail-Konto-Umzug ist das als zusätzliche Sicherheitskopie ideal geeignet. Für geschäftliche Nutzung bietet der Hersteller mit MailStore Server eine kommerzielle Variante an.

Wenn Sie kein lokales Backup erstellen möchten oder zusätzliche Sicherheit wünschen, können Sie Ihre E-Mails über ein IMAP-fähiges Zwischenkonto sichern – zum Beispiel ein Gmail-Konto oder ein anderes kostenloses Webmail-Postfach. Diese Methode eignet sich besonders gut, um den E-Mail-Verlust beim Providerwechsel zu verhindern, wenn Sie kein E-Mail-Programm auf dem Rechner installiert haben.

So funktioniert die E-Mail-Übertragung: Richten Sie in Thunderbird oder Outlook sowohl Ihr altes E-Mail-Konto als auch das Zwischenkonto per IMAP ein. Markieren Sie alle E-Mails im alten Postfach und kopieren Sie diese per Drag-and-Drop in die Ordner des Zwischenkontos. Da beide Konten über IMAP verbunden sind, werden die E-Mails auf dem Server des Zwischenkontos gespeichert.

Nach dem Hoster-Wechsel richten Sie das neue E-Mail-Konto auf dem neuen Server ein und kopieren die E-Mails vom Zwischenkonto zurück. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie von mehreren Geräten aus auf die Sicherungskopie zugreifen möchten. Beachten Sie: Bei großen Postfächern mit mehreren Gigabyte Daten kann der Kopiervorgang mehrere Stunden dauern.

Die langfristig beste Lösung: Trennen Sie E-Mail und Hosting dauerhaft voneinander. Statt Ihre E-Mail-Postfächer beim Webhoster zu betreiben, verlagern Sie den E-Mail-Dienst zu einem spezialisierten Anbieter. Beim nächsten Hoster-Wechsel ist Ihre E-Mail dann gar nicht mehr betroffen – das E-Mail-Konto umziehen entfällt komplett. Das BSI betont im Rahmen des E-Mail-Sicherheitsjahres 2025 die Bedeutung professioneller E-Mail-Infrastruktur, einschließlich SPF, DKIM und DMARC – die Entkopplung vom Webhosting erleichtert deren korrekte Einrichtung erheblich.

So funktioniert die Entkopplung: Sie ändern die MX-Records Ihrer Domain so, dass eingehende E-Mails nicht mehr an den Hosting-Server, sondern an den externen E-Mail-Dienst zugestellt werden. Website und E-Mail laufen dann auf getrennten Servern. Für die technische Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) finden Sie eine ausführliche Anleitung in meinem Artikel SPF, DKIM und DMARC einrichten. Zusätzlich stärken Sie damit die Sicherheit Ihrer Website, weil ein kompromittierter Webserver keinen Zugriff mehr auf Ihre E-Mail-Konten hat.

Empfehlenswerte Anbieter für externe E-Mail-Dienste:

• Google Workspace – ab 6,80 EUR pro Nutzer und Monat im Jahrestarif (zzgl. MwSt.), 30 GB Speicher, Kalender, Videokonferenzen inklusive. Beachten Sie: Google ist ein US-Anbieter – für die DSGVO-konforme Nutzung ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich.
• Microsoft 365 Business Basic – ab 5,20 EUR pro Nutzer und Monat im Jahrestarif (zzgl. MwSt.), 50 GB E-Mail-Speicher, Teams und 1 TB OneDrive inklusive. Auch hier handelt es sich um einen US-Anbieter – ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht.
• mailbox.org – ab 1 EUR pro Nutzer und Monat (inkl. MwSt.), Server in Deutschland, DSGVO-konform, keine Abhängigkeit von US-Anbietern

Die wichtigste Regel beim E-Mail-Postfach-Umzug: Nicht gleichzeitig alles ändern. Ein klarer Zeitplan verhindert, dass Nachrichten in der Übergangsphase verloren gehen. Hier ist ein bewährter 4-Wochen-Plan für den sicheren Hoster-Wechsel:

• 4 Wochen vorher: Alle E-Mails lokal sichern (Methode 1 oder 2). Prüfen Sie, ob Sie IMAP oder POP3 nutzen. Erstellen Sie eine Liste aller E-Mail-Adressen und Weiterleitungen, die auf dem alten Server eingerichtet sind.
• 2 Wochen vorher: Neues Hosting einrichten und E-Mail-Konten anlegen. Verwenden Sie die gleichen E-Mail-Adressen wie auf dem alten Server. Vergessen Sie nicht: Aliase (info@, kontakt@, buchhaltung@) müssen ebenfalls angelegt werden. Prüfen Sie außerdem, ob das SSL-Zertifikat für den neuen Server eingerichtet ist – eine Anleitung finden Sie unter Let's Encrypt automatisch verlängern.
• Am Tag des Umzugs: MX-Records auf den neuen Server umstellen. TTL-Wert vorher auf 300 Sekunden senken (Details in meinem Artikel zur DNS-Propagation). SPF, DKIM und DMARC aktualisieren – eine vollständige Anleitung finden Sie im Artikel SPF, DKIM und DMARC einrichten.
• 1–2 Wochen danach: Beide Postfächer täglich prüfen (altes und neues Konto). E-Mails können in der Übergangsphase an beiden Servern ankommen. Den alten Hosting-Vertrag erst kündigen, wenn mindestens 2 Wochen lang alle E-Mails zuverlässig am neuen Server ankommen.

Für technisch versierte Anwender: Das Kommandozeilen-Tool imapsync ermöglicht eine direkte Server-zu-Server-Migration per IMAP. Es kopiert E-Mails vom alten zum neuen Server, behält dabei Ordnerstruktur, Gelesen-/Ungelesen-Status und Zeitstempel bei und kann inkrementell laufen – also nur neue Nachrichten übertragen. Bei einem umfangreichen E-Mail-Konto-Umzug mit Tausenden Nachrichten ist das deutlich schneller als der manuelle Weg über ein E-Mail-Programm. Für professionelle E-Mail-Migrationen ist imapsync das Standardwerkzeug.